Tenir son assemblée générale à distance : c’est désormais réellement possible !!

Avec l’article 13 de l’ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020, on clôt enfin le débat.

Cela faisait des semaines que chacun y allait de son interprétation de l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020, portant adaptation des règles de réunion (…) des assemblées (…) des personnes morales (…) en raison du COVID-19

Était-elle ou non applicable aux assemblées générales de copropriété pour en permettre la tenue à distance ?

Pour remettre dans le contexte : Avec le confinement et les mesures post-déconfinement actuelles, l’organisation d’assemblées générales de copropriété version classique semblait nettement compromise.

Durant le confinement bien sûr pas d’AG. Encore qu’on aurait pu imaginer, pour certains immeubles, chacun à sa fenêtre dans la cour, le gestionnaire au milieu (avec un mégaphone), une feuille de présence qui circule de balcons en balcons !

Pour la phase actuelle (jusqu’au 2 juin donc) : c’était compliqué à organiser. Il aurait fallu convoquer avant la fin du confinement sans savoir si cette fin était bien le 11 mai, prendre le risque qu’elle soit finalement impossible à tenir en présentiel, et puis on fait quoi si (comme par hasard) tout le monde vient cette année et qu’on se retrouve à 30 sans pouvoir respecter les mesures de distanciation sociale ? On applique la règle « dernier arrivé : tant pis » ?

Et pour ce qui va se passer après le 2 juin, on n’en sait trop rien encore. Donc l’envoi de convocations à la mode du monde d’avant ne semble pas être une riche idée.

Oui mais nombreux sont ceux qui s’inquiétaient de ne pouvoir tenir la série des assemblées générales des immeubles clôturés au 31-12 (peut-être restait-il aussi quelques 30-09).

• Pourquoi cette inquiétude ?

Non pas parce qu’il existerait un délai impératif (par exemple de 6 mois) pour tenir l’AG après l’arrêté des comptes (ceci est une légende urbaine que je pourrais détailler une autre fois peut-être).

Mais, à juste titre, parce que souvent les mandats de syndics sont calés sur une date de fin 6 mois après l’arrêté des comptes (ce qui n’est pas obligatoire, une marge de 9 mois pouvant aussi bien se prévoir => sauf pour les mandats de 3 ans mais là encore on en parlera plus tard).

Aussi parce que sinon c’est le bazar, il y a les 31-03 qui arrivent, certes moins nombreux selon les régions mais quand même bien présents. Puis les 30-06, et là c’est la dégringolade si on n’a pas une préparation béton, un(e) assistant(e) survoltée et un mental hors norme permettant d’assurer une moyenne de 2 à 3 Ag/CS par jour pendant plusieurs semaines.

• Alors quelles solutions ?

Le report de la date de fin de mandat des contrats de syndic en cours.

Le but est ici d’éviter que la copropriété ne se retrouve sans syndic le temps de pouvoir tenir l’AG. Cela a été chose faite dès le 25 mars avec quelques aléas sur le calcul du prolongement (lié au départ à la fin de l’état d’urgence mais sur un délai un peu court).

Désormais si le contrat expire au plus tard le 23 juillet 2020, il sera prolongé automatiquement jusqu’à la tenue de l’AG et au plus tard jusqu’au 31 janvier 2021.

Le risque d’avoir des copropriétés sans syndic est donc évité au maximum. Et ça, c’est quand même un soulagement pour tous.

• La tenue des AG malgré tout mais en version distanciel.

Parce que même si l’administratif peut suivre jusqu’à un retour (hypothétique pour l’instant) à la normale, il y a quand même des décisions à prendre dans certains cas.

Malgré tout on pourrait arbitrer selon les décisions car, pour tout ce qui relève de l’urgence, le syndic a quand même des moyens d’agir. Quant à ce qui n’est pas urgent : et bien … ce n’est pas urgent !

Et c’est là que tout un débat de positions s’est fait jour ces dernières semaines.

Pour rappel, l’AG en visio est aujourd’hui possible (hors situation actuelle, état d’urgence …) sous réserve que le principe et les modalités en aient été approuvés par une précédente assemblée générale. Cette nouveauté, issue de la Loi ELAN et de ses décrets d’application, date cependant à peine de l’année dernière. Par conséquent, au 13 mars 2020, bien peu d’immeubles avaient voté ce principe. Et donc, en se basant sur les règles applicables en matière de copropriété, les AG à distance ne pouvaient pas être organisées légalement dans une très grande majorité des cas.

Certains ont vu, dans la multitude des textes de ces dernières semaines, une ouverture possible vers une tenue des AG à distance en interprétant certaines dispositions non spécifiques à la copropriété. C’était un peu tiré par les cheveux mais ça pouvait faire le job. Enfin ça l’aurait fait jusqu’à ce que, post-confinement, un juriste pointilleux argumente suffisamment une contestation d’AG.

D’autres ont même affirmé que finalement, il fallait démystifier les annulations d’AG parce que le risque en était minime => ce n’est pas forcément faux, mais il n’est pas utile d’alimenter directement les polémiques récurrentes sur certaines pratiques contestables de certains syndics.

Alors la question récurrente était : on se jette à l’eau ou pas ? Est-ce que cela vaut la peine ?

Car oui, la possibilité de sauter le pas pour faire de la visio était fortement attendue.

Mais pas à n’importe quel prix.

Désormais, jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic peut décider que les copropriétaires ne pourront pas participer physiquement à l’assemblée générale.

(Quand je dis désormais c’est en réalité à partir du 1° juin 2020 => très vite donc)

C’est l’article 22-2 de l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020 (modifiée par celle du 20 mai 2020) qui le prévoit explicitement. Et ce n’est pas juste la possibilité que certains soient en visio, c’est carrément tout ceux qui veulent participer à l’AG qui doivent s’y mettre.

Le texte est => ici

Il est également prévu dans les articles suivants les modalités d’organisation de ces AG nouvelle version (temporaire), l’augmentation de la possibilité de recevoir des pouvoirs jusqu’à 15 % des voix (les siennes comprises).

Le vote par correspondance n’est pas oublié mais devra toujours attendre la publication de son modèle (pas de liberté supplémentaire sur ce point).

Pour finir, ce texte est intéressant car il remet en avant d’autres débats : le bureau de séance doit-il (en temps normal) impérativement être présent physiquement ? La signature du PV peut-elle du coup être dématérialisée ? Il semble que tous ne soient pas d’accord sur ce point.